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摘 要 :会计档案是机关、企业、事业单位或其他经济组织在经济管理活动产生的会计凭证、会计账簿和财务报表等具有保存价值并作为历史记录保存起来的会计核算专业材料.

关 键 词 :烟草商业企业;会计档案;精细化管理

中图分类号:F23 文献标识码:A 文章编号:1001-828X(2014)02-0-02

会计档案是机关、企业、事业单位或其他经济组织在经济管理活动产生的会计凭证、会计账簿和财务报表等具有保存价值并作为历史记录保存起来的会计核算专业材料.[1]它记录和反映了一个单位的经济活动,是经济业务的重要史料和证据.通过会计档案,可以了解每项经济业务的来龙去脉,把握公司成立以来的经营情况,为单位制定经营决策提供参考;真实记录财务会计管理的各个重要环节,是加强企业内控管理的保证及体现.会计档案按照保管年限可以分为永久保存会计档案和定期保存会计档案等;按照文件类型分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类等;按照电算化进程可以分为传统手工会计档案和电算化会计档案两种类型等等,种类繁多,管理本身存在一定难度.

近年来,随着烟草系统母子公司体制的建立,全面实施财务资产“一体化”管理,会计信息系统核算广泛运用,财务管理在企业管理中核心作用逐步显现,对会计档案管理工作也提出了更高的要求.但会计档案管理工作在实际操作过程中还存在以下的问题:

一、会计归档资料收集不全面.《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)《浙江省烟草专卖、商业系统企业会计基础工作管理办法》(浙烟财〔2005〕41号)(以下简称两个办法)等对会计档案规定了归档范围为凭证、账簿、报表及其他,具体表述中用“其他应当保存的会计核算专业资料”涵盖了没有列举的项目,在实际工作中需要很强的职业判断.仅仅一个“其他”,让很多人忽视了一些越来越显得重要的会计资料的收集,如:预算执行情况表及分析报告,上级部门批复的预算相关文件、税务审计等相关部门的检查资料、资产处置资料等.

二、会计档案打印、整理、编号等工作不规范.档案管理是会计基础工作的最终体现.很多财务人员工作认真,但是在会计档案的打印、整理等工作中却较为粗放.打印账簿时没有考虑实际需要,如:打印银行明细账时没有分账户打印,或者只打印往来明细账,没有打印客商三栏辅助明细账等;整理时没有考虑各项资料的逻辑性;编号时没有按总账、 、银行存款日记账、各科目明细账、辅助账顺序排列等,给翻阅档案、查找资料带来不便.

三、财务新员工对会计档案管理缺乏理论知识和实际操作能力.近年来,我市系统财务人员队伍不断注入新鲜血液,新老员工交替频繁.老员工凭工作经验不断加强会计档案管理,没有留下系统的指导文字.部分新员工对会计档案管理工作不够了解,在具体操作过程中存在困难,难以跟上企业管理的要求.

四、企业内控管理对加强会计档案管理提出新要求.档案管理是企业内部控制管理的有机组成部分.2008年5月财政部会同五部委出台了《企业内部控制基本规范》后,2010年4月又出台了《企业内部控制配套指引》,企业内控管理日益显示其重要性,并在企业发展中发挥积极作用.资金、采购业务、资产管理、销售业务、财务报告等等一系列企业内部控制手段都涉及到财务部门,最终需要转化在会计档案中.系统内审计、外部审计、税务检查等,不仅仅是以前单纯的检查账务的真实性、合规性,还加入了风险防控等方面的检查,要求会计档案管理更加全面、规范、系统和精细化.

针对以上会计档案管理现状及存在的问题,经过实际工作的摸索实践,笔者认为全面做好会计档案管理工作,实现粗放式管理转为精细化管理目标,可以从以下工作思路和实施方案入手.

一、加强培训,将会计档案管理理论与实际工作相结合.针对会计档案管理的薄弱环节,应组织财会人员系统学习两个办法、制度及其他要求,对会计档案管理工作进行理论上的认识.摈弃会计档案管理是会计档案管理员个人责任的错误思想,在全员中树立会计档案重要性理念.可以聘请专业老师结合实际工作情况,对会计资料收集、整理、装订、编号到归档的一系列流程进行讲解,将理论转化为实际应用.

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二、制定规范,将需收集保管的会计档案项目进行细化.会计资料的收集是档案的起点,只有收集及时、完整才能为档案的科学管理和有效使用提供保证.我公司特制定了《会计档案整理操作规范》,对丽水市烟草商业系统会计需要归档的材料进行了统一,共4大类27小项.包括:凭证、会计账簿、会计报表及其他.会计账簿类有10个具体项目,其他类有11个具体项目,包括:各项税费纳税申报表及相关资料、固定资产盘点表及报告、资产处置资料、税务、审计等相关部门的检查资料等.涵盖了会计整体工作中的每个关键点,避免重要资料的遗漏,对会计档案管理人员具有切实的指导意义.

三、确定统一标准,对全市会计档案管理工作统筹安排.为了使会计档案管理更加规范,我们对打印、装订等进行了标准的统一.

(一)统一打印格式.新的财务系统上线后,关键用户进行了统一的账簿打印模版设置,使打印效果尽量合乎理想.对需要打印的账簿格式明确作了要求,并详细描述操作步骤.例如打印银行日记账时,要求选择辅助明细表→设置“会计科目、账户”为表头→选择模板【 日记账(竖式)】→打印,账页左上角要显示科目编码、科目名称及账户;打印固定资产明细账时,要求先整理一份汇总的固定资产情况表等,对每项内容均进行了最细环节的确定.

(二)统一采购凭证纸、粘贴单、档案封面及档案盒等.按照两个办法的要求,记账凭证规格统一规定为114*217mm,用纸标准为不小于80g/m的书写纸;会计凭证封皮规格统一规定为125*232mm*2,用纸标准为不小于120g/m的牛皮纸;会计凭证档案盒规格为135*231*30mm等等.市公司严格按标准对会计档案装订材料进行了统一采购,给会计档案穿上了全市统一的工作服.

另外对会计档案的编号规则、归档要求及处置流程等都进行了详尽的规定.

四、完善电子档案管理,全面提升会计档案管理水平.档案之所以具有保存意义,正是因其具有非常重要的利用价值,除了纸质会计档案的管理外,还要重视会计电子档案的收集及管理.应加强会计电算化实物档案管理,电算化系统升级后,计算机、服务器和数据库等软硬件实物均应与相应的数据备份一同归档,操作员代码和操作口令等一律明码刻写光盘并打印

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纸质文件一同保管,增加系统透明度和可操作性.[2]电子档案应每年跟随纸质档案一起归档,与纸质档案形成双保险,以及适应不同使用目的.


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五、以PPT为宣传渠道,直观展示会计档案管理工作的全过程.我们将会计档案的整理全过程拍摄照片,包括:(一)凭证的粘贴、附件折叠、凭证的装订、包角、盖章;(二)账簿打印设置、页码、账簿启用封面填写标准;(三)案卷卷内目录的填写、封面的折叠、封底立卷人的填写、案卷的装订;(四)案卷的编码;(五)保管清册、移交清册等的填写,制作成PPT,附文字说明,生动展现了会计档案整理标准及全过程,为加强会计档案管理提供后续保证.

六、梳理工作流程,将会计档案精细化管理进行固化.结合企业管理体系的《会计档案管理工作流程》,对档案的移交、保管、销毁等其他具体细节作了具体的规定,全面地进行会计档案流程化管理.将档案管理工作的各个步骤固化下来,形成文字和流程图,有利于新员工在具体工作中有迹可循、有据可依,即使没有足够指导的情况下,也能迅速掌握该项工作.

会计档案管理在实际工作中容易被忽视,而事实证明其实际上是一项繁杂深奥的工作并且对企业的发展意义重大.需要每个会计档案管理员统观全局,进行分析、理解和把握,改变以往的粗放型管理模式,进一步加强精细化管理.

参考文献:

[1]朱轶杰.医院会计档案的规范化管理.内蒙古科技与经济,2013(3).

[2]章为国,章东迎.当前会计电子档案管理存在问题及其综合利用.金融实务,2012(11).

作者简介:王 虹(1977-),女,浙江丽水人,主管会计师,学士,主要从事财务管理工作.

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